書籍詳介 |
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內容簡介：長銷十年！職場必學整理術★確實分類 ★定時檢查 ★適時丟棄 掌握「七大守則」，變身工作效率達人！ 世上不存在彈指便能讓辦公空間瞬間變乾淨的整理術。 但只要稍微改變想法和作法，每樣東西就會乖乖待在適當場所，工作效率變得更好，並體會到井然有序的滿足感。 摒棄完美，追求「可實現的整理」才是王道！ 不論文件資料歸納得多整齊、分類得再仔細， 隔沒多久又陷入混亂，堆積如山的文件總是上演土石流慘況！ 老闆、主管越急著調閱文件，永遠無法立刻取出上呈； 對客戶提及的資料有印象，卻經常記不得收放在哪個檔案夾…… 這樣的你，需要的不是更寬敞的工作場域或收納空間， 而是學習掌握三大要領、力行七大守則，養成上班族必學的整理習慣！ 守則1 掌握文件存放位置 →先不管好不好看，要能一拿就到手 守則2 將新文件確實分類 →俐落解決當下事務，別將棘手問題延後處理 守則3 每天進行管理與檢查 →「等有時間再處理……」就一輩子做不完了 守則4 適時丟棄不需要物品 →別再累積「可能有用」的文件，老舊資料很難派上用場 守則5 整頓腦中資訊 →在腦中建立優先順位，用5W1H方式牢記新資訊 守則6 彙整資訊以激發創意 →「整理」對激發創意很重要，感興趣的資訊一定做筆記 守則7 善用電腦歸納分類檔案 →電腦是辦公桌抽屜的延伸，不要變成「增加紙張的工具」 目錄：前言 力行「七大守則」，創造高效能工作環境守則1 掌握文件存放位置的整理術 關鍵1 重點不在好不好看，而是能一拿就到手 關鍵2 以「整理出完美環境」為目標是沒用的 關鍵3 工作結束時，把桌面還原為淨空狀態 關鍵4 辦公桌不放與手邊工作無關的物品 關鍵5 備忘錄集中管理在一本記事本 關鍵6 藉由「區域劃分」，清楚掌握文件位置 關鍵7 檔案櫃裡的「區域劃分」不要太細 關鍵8 文件一重疊就會陷入失蹤狀態 關鍵9 對辦公桌抽屜導入適得其所的收納法 守則2 將新文件確實分類的整理術 關鍵1 隨即處理剛送到的文件，創造時間空間 關鍵2 養成當場處理事情的習慣 關鍵3 容易往後挪的事情，通常很快就能做好 關鍵4 掌握作業所需的時間 關鍵5 千萬別將棘手問題延後處理 關鍵6 善用「兩層式公文架」俐落分類 關鍵7 簡單又能立刻取得的「嶄新歸檔術」 關鍵8 迅速而有意識地完成分類判斷 關鍵9 為了歸檔位置而煩惱的解決對策 關鍵10 運用「艾森豪四分法」整理所有物件 守則3 每天進行管理與檢查的整理術 關鍵1 「等有時間再來……」就一輩子做不完了 關鍵2 養成每天管理、檢查的習慣 關鍵3 做點小整理來獲得成就感 關鍵4 提早十分鐘上班檢查整理系統 關鍵5 午休可當作管理、檢查的備用時間 關鍵6 有助於隔天工作的下班習慣術 關鍵7 行程表以一週、一個月為單位做管理 關鍵8 提不起勁時，不妨整理一下周遭環境 守則4 適時丟棄不需要物品的整理術 關鍵1 別再累積「可能有用」的文件 關鍵2 不要讓資訊變成「無法使用的狀態」 關鍵3 每當工作告一段落，須把文件整理、丟棄一次 關鍵4 將文件依丟棄的時期分類 關鍵5 報章雜誌剪報該如何整理 關鍵6 讓否決的企劃案再度派上用場的方法 關鍵7 一有機會，就把不要的文件清點一下 關鍵8 判斷適不適合丟棄的檢驗重點 關鍵9 拋開「資訊越多越好」的迷思 守則5 整頓腦中資訊的整理術 關鍵1 只要意識到優先順位，周圍就會整理乾淨 關鍵2 到手的資訊要確實記在腦子裡 關鍵3 靠著與人對話來整理腦中的資訊 關鍵4 不能忘記的資訊就要做視覺化記憶 關鍵5 腦袋混亂無序，就寫成文字來整理大腦資訊 關鍵6 利用通勤時間管理腦中資訊 關鍵7 用來提高工作創意的檢查清單 守則6 彙整資訊以激發創意的整理術 關鍵1 預先整理材料，凝聚創意更簡單 關鍵2 管理、保存創意的「索引卡方式」 關鍵3 獲得資訊時馬上記錄保存 關鍵4 用來活用創意的筆記整理法 關鍵5 腦袋卡卡時就檢查一下整理系統 關鍵6 找不到的資料，要重新思考它的重要性 守則7 善用電腦歸納分類檔案的整理術 關鍵1 不要把電腦變成「增加紙張的工具」 關鍵2 電腦檔案要與紙本文件做同樣的分類 關鍵3 為電子文件建立「三種分類系統」 關鍵4 建立方便搜尋的檔案名稱 關鍵5 善用電腦的搜尋功能找檔案 關鍵6 搜尋彙整工作所需的實用網站 關鍵7 簡便的電子郵件檢查與管理 後記 |
