改變1萬場無效會議專家，教你—— 這樣開會，20分鐘內即可做出決策。 ．花了3小時，結論是「確定下次開會時間」？ 沒時間準備、開會時沒想法、議程超時沒結論、佔用更多工作時間…… 你，是否已陷入「無效會議」的惡性循環？ ．協商、溝通很重要，但只會「說」、沒人聽，在會議上狂講3小時，還是沒結論！ 如何挑選開會成員、怎麼做一份30秒看完的簡報、不離題不恍神的訣竅…… 讓每場會議，花最短時間、做出最好決策！ ◎45個開會技巧，避開超時、沒結論的無效會議！ 作者別所榮吾是辯論高手，同時也是談判和簡報專家，在他10多年的專題講座經驗裡，蒐集了超過1萬人的問卷調查，經篩選後，挑出了45種最糟糕的會議問題點。開會時，這些比「說服、協商、溝通」還重要的技巧，你一定要學會！ 【問題點1】光是把資料看完，會議就結束了？ ．技巧1：準備一份30秒看完的簡報。 報告或提案的發言者，要準備一份讓大家30秒就能看完的簡報摘要，在會議上發言時，最多只能花5分鐘的時間講解、補充。 【問題點2】老是有人會離題閒聊，討論就失序了 ．技巧2：所有人「冷處理」，不要附和離題的閒聊或玩笑 當有人開始離題，就算只是一句玩笑話，其他人的隨口附和，也可能變成閒聊，中斷會議。這時候，不只是主持人，其他與會成員要有「讓會議進行」的默契，出聲提醒：「嘿！離題囉！」 【問題點3】會議主題失焦，都在討論不重要的小事 ．技巧3：簡報時，一律從「結論」說起 發言者在會議上報告前，要先確認一件事：這些資料，有必要現在說嗎？還是會後寄MAIL給大就好？如果需要現場說明，一定要先從「結論」說起，同時提出需要大家提供建議的地方。 【問題點4】常有人不清楚「現在討論到哪了？」 ．技巧4：邊討論，邊把重點寫在白板上 白板是開會時的好工具，寫下會議內容時，大家可以同時確認剛剛討論的話題。另外，當討論時間過長時，要讓成員們適時中場休息，休息前可以整理剛剛的討論（白板上）。 【問題點5】部門間互相推拖卸責 ．技巧5：讓大家討論做法，而非藉口 已經決議的方針，主管們要告訴部屬：將有多少利益、不採取行動的風險……等，當有人表示「辦不到」、「很困難」時，要立刻反問對方：「辦不到的理由」、「如何解決」和「替代方案」。 【問題點6】提出了實際問題，公司為什麼不處理？ ．技巧6：把你的問題「放大」成客戶的問題 想讓公司正視你的問題，就要把問題拉高到「影響公司利益」的層次，在提出問題的同時，也付上你建議的「解決辦法」，會讓你的問題更容易被看見。 ◎學會3步驟規則與技巧，開會不再超時、沒結果 ．會議前：想準時結束會議，就要挑對「有用」的成員 →很多人以為開會前只要知道時間、地點，大家集合到場就好，錯了！如果與會的成員和會議主題沒有太多關聯，或者事前沒有把要討論的資料寄給大家，這場會議一半以上的時間，都會消耗在「取得共識」上。 ．會議中：靈活運用8種發言，討論熱烈、創意無限 →開會時，討論熱烈只是基本要件！8種不同的發言：「看法、同意、確認、提問、應答、反對、提供資料及結論」，在對的時機「說對話」，可以立刻讓與會成員「聽懂內容」，並且深入討論，發現盲點。 ．會議後：會議紀錄上，明確寫出「如何執行」 →花時間集合大家討論、提議，最後決定了某個對策，如果不能確實的在會後執行，就算會議內容再順利、再有效率，也是一場白開的會議！ ◎開會時產生共識的5步驟，省時間、好決策、高成效 ．步驟1：做之前，先搞懂「為什麼要做？」避免最後只是決議「走一步算一步」的決策。 ．步驟2：分析做不到的原因，並提出解決的方法，不讓「找藉口」阻礙「好點子」。 ．步驟3：沒有十全十美的對策，比較每個方法的優缺點，找到最符合現況的。 ．步驟4：做出決策後，要確實分派任務給每個人，決議後並執行，才是一場有效的會議。 ．步驟5：在執行過程中，隨時確認進度，依照現行狀況調整，並準備數個「備案計畫」。 【本書特色】 ．從公司結構和人員分析會議架構，讓你更了解自己的公司適合哪種開會方式。 ．作者運用邏輯思考、辯論和簡報方法，同時提升在會議中的「討論、協商、說服」技巧。 ．書中提供多件開會實例、標準表格，幫你依序打造一次省時、好決策的優質會議！ ．萬人問卷中，公認45個最糟糕的會議問題，QA方式解說一目瞭然！