本書編撰的目標，在於因應社會大眾生活應酬與工作執行上的各種需求，以及學校相關課程教學上的需要。而且在內容取材方面，依照「易學」、「易作」、「易懂」三大原則，具備四種特性：
1.實用性──符合目前社會各界的實際需求。例如增加一般應用文書籍所未收錄的「電子郵件」與「企劃文書」，公文一類則加強「簽」、「稿」部分的例舉與說明。
2.普遍性──以常態使用為主，特例解說為輔；例如書信簡化已不合時宜的術語；對聯也擇日常生活使用所需為主。
3.簡易性──著眼於使用時的便利，不以繁瑣為專。雖然應用文書種類繁多，且特定格式與寫作規定日益繁複，本書能引領讀者掌握撰寫原則，以應付各種需求。
4.說明性──各單元的說解清晰明瞭。能依各種文類需要，酌分「意義」、「演變」「種類」、「用途」、「作法」、「格式」、「術語」、「說明」等項目。