次級資料包括不同的資料來源，以及由其他研究人員所搜集的資料或不同形式的檔案。這些資料來源包括政府部門的報告、工商業界的研究、文件記錄資料庫、企業組織資料以及圖書館中的書籍及期刊。次級資料能提供一個相當便捷及經濟的路徑以回答不同的問題。次級資料更包涵一個重要的意義，就是將原始研究所搜集的資，作新的方向分析。
　　最近，一間相當有規模的國際冷凍食品公司考慮在日本開拓家庭用冷凍炸薯條市場，其中一個重要的考量，是日本家庭對購買冷凍薯條的意願。換言之，該公司需要掌握日本的消費型態傾向。明顯地，其它類似的大企業也打算進軍日本市場，所以需要迅速作一明智的決定。
　　一個可行的辦法，是進行一項全日本的家庭消費調查，但這樣一來，不單成本昂貴，而且十分耗時。另一個更有效、更省時及更經濟的方法，就是使用與消費性行為有關的既存國際統計資料。所以，研究人員開始尋找相關的資料記錄，例如「國際統計資料索引」（Index to International Statistics: A Guide to the Statistical Publications of International Intergovernment Organizations）。這是由美國國會資訊服務中心（Congressional Information Service）所編印的資料。從此可以說明，不是每一個研究都需要搜集第一手資料。（例如，研究者為了達成研究目的，親自搜集原始資料）。上述例子可以證明，重要的資訊往往已經存在於可以方便取得的公開資料庫中。面對相同市場的競爭者，在獲得資料的時效性、調查研究的成本、以及現存資訊的應用等考量上，使用公開資料庫實為明智之舉。
　　就上述例子而言，選用次級資料可算是聰明的判斷。但是在應用次級資料時，必需了解既存資料的特性及如何獲得所需的資料，所以採用合適的次級資料也需要時間來辨認與搜集。有些資料在取得上並不容易，許多社會科學家對一些具規模而可用的資料都有所認識。同樣地，如何實際應用現存資料，已成為大部份研究計劃努力的主要方向。這些現存的資料被稱之為次級資料（secondary data）。當初這些資料被搜集的目的在於描述一般現象，或者是在研究過程中用於探討特殊問題。次級資料包涵許多不同的形式，從政府機構及團體組織所進行之龐大統計工作，以至獨立研究者的非公開觀察結果。1950年代成立了一個相當具規模的國際資料企業，主要業務為搜集及儲存，甚至銷售不同類型的資料。今天，隨著唯讀光碟片（CD-ROM）技術的誕生，一片光碟信息容量相當於1800片軟式磁碟能處理的資料容量，基本上，最近資訊技術的發展，大大提升了個人或團體組織在處理及應用既存資料的能力。事實上，這些技術的改變己經影響了今天學術研究進行的方式，使次級資料更容易取得及處理，而這一新趨勢會不斷地繼續發展。
　　許多研究人員搜集原始資料，只是針對一般普遍情況分析而已，但這些資料經常以摘要或簡明的報告呈現。像這類型的摘要報告，稱之為次級資料來源（secondary sources）。而次級資訊（secondary information）一詞通常指的是次級資料（不同於研究的原始資料）與次級資料來源（這些原始資料的摘要報告）。在此書中，上述的術語常常交替使用，因為在實際應用次級資料時，這些術語的界定就變得模糊難辨。次級資料分析（secondary analysis）則是指對次級資料的應用。簡言之，次級資料分析是既存的資料再作進一步的分析研究。次級資料分析可能只是針對原始資料的研究目的作進一步的分析，或者是應用原始資料探討另一個全新的研究問題。有時候，研究者會綜合數個原始資料作次級分析，但有時候只會應用一個原始資料作再分析。
　　許多研究人員正努力開始使用不同方式的次級資料分析技巧。次級資料來源使研究人員更加了解，我們究竟知道什麼？有什麼我們仍需要努力去解決？以及什麼樣的特殊問題環繞著我們？在次級資料來源整理的過程中，研究者可能可以找出有效的方法解決眾所關心的研究問題。事實上，研究者常常不只依賴單一資料來源，而是組合多個原始資料去尋找答案。舉例而言，社會科學往往在某個領域中，綜合不同的實證研究結果及發現建立出新的理論。
　　次級資料研究不同於原始資料研究（primary research），主要是搜集原始資料並非分析者的責任。在次級資料研究過程中，分析者是在原始資料已完全搜集後，設計研究進程，在原始資料分析研究中，分析者的責任則包括設計研究過程，搜集相關資料，分析及摘要結果。在某些情形下，原始資料與次級資料研究往往呈現相互替代的關係。例如，如果一名研究人員希望探討都會民眾使用交通工具的習慣，而採用了對該地區居民作抽樣調查研究方式去尋找答案。這便稱為原始資料研究。該研究者便設計問卷，其中可能包括不同類型交通工具的使用情況、居民度假出遊的型式，居民所喜好的交通工具，以及其他相關資訊。調查問卷寄至多位受訪居民手中。當問卷回收後，研究者便開始整理受訪者的答案，並摘要所得的資料。
　　研究人員也可以採用不同的研究方法，探討上述相同的問題──即次級資料分析。如果之前已經有研究者探討過都會地區民眾使用交通的情形，就可能已對交通工具使用習慣的不同問題提供了答案。事實上，美國聯邦普查局已經進行過類似的調查，包括使用交通工具習慣的調查。所以，研究者可以利用普查局的相關資料，無需親身設計問卷以收集資料。應用普查局的現有資料去解答有關大都會居民使用交通工具情形，比採用原始資料研究更快捷且節省成本。相反地，使用次級資料的缺點，可能是普查局既有的資料並未能解答研究者所關心的問題，甚至普查局所調查的內容，並非研究者所希望探討的方向。
　　最常見的是，原始資料及次級資料研究有互補作用，而並非以替代形式出現。研究的產生通常是由於研究者希望回答某些問題或達成某些目的。而這目的達成或相關問題的答案都需足夠的資料來支持。這些資料──無論是原始資料或次級資料──只要具有可信度，以及容易提供答案並回答研究問題，其他都不重要。事實上，使用次級資料研究可節省成本及時間。但有時候，先前的資料並不能回答所有的問題，在這種情形下，原始資料分析便有其必要性。次級資料分析，首先可替研究定下基本發展的方向，並找出值得探討的研究問題。而且，次級資料分析能為原始資料之研究工具提供方法上的參考。研究者應如何擬定研究問題的方向、測量工具（例如問卷）的編製以及樣本的採取等，都可以從次級資料的分析結果獲得線索。
　　次級資料應用的層面，包括政府部門、大企業以及其他組織團體。適當的資訊是影響行政決策的重要因素，因為在搜集原始資料時，通常需要昂貴的成本，所以次級資料分析常被認為是較有效及可行的方法。除了確實必須以新的資料才能解答的研究問題外，應多採用既存資料。一個完整的次級資料更能增加原始資料研究的有效性。
　　有趣的是，許多研究人員及團體組織並沒有好好利用次級資訊所提供的有利條件。主要是因為近廿年來人類資訊發展爆炸，又缺乏一個有效的系統去整理這些資料。但是，正如先前所提到的，唯讀式光碟片的技術便可能突破此一困境。事實上，一個沒有應用次級資料作前導探索的研究，是很難讓人理解的。既存的資料提供發展研究問題的基本導向、新式研究設計的指引，以及分析和解釋新資訊的方向。再次強調，研究人員應該不斷去發掘究竟什麼資料已經存在。其實，原始資料研究的目的，主要是填補現存知識的空隙。所以，若希望能夠準確地填補現有知識的空隙，必須先了解現存的知識及其內容。
　　現存的資料常通常稱為次級資訊（secondary information），而「次級」一詞常暗示著並不重要的資料，當研究人員認為研究的標題並非相當特殊，而且無需搜集原始資料時，才考慮應用次級資料。事實上，所有的原始資料研究，都可能成為日後其他研究者的次級資料。本書稍後會詳細檢驗不同的次級資料來源、介紹特殊的次級資料庫，並且說明如何應用這些次級資料。首先，讓我們討論次級資料的優點。

　　次級資料的優點
　　次級資料在應用上比搜集原始資料擁有更多有利的條件。最明顯的優點就是省時及降低研究成本。普遍來說，次級資料的應用比建立原始資料所需的成本為低，甚至取得次級資料時需給付的費用，還是比搜集原始資料所需的成本為低。當研究人員希望能儘速回答研究問題時，次級資料的應用是一個實際且有效的途徑。如果在搜集原始資料受到預算及時間之限制時，使用次級資料可能就比搜集新資料更為有利。
　　次級資料藉由建立研究問題、研究假設及研究設計，為有效的補充研究提供了一個開始。次級資料應用於填補現存知識的漏洞時，能提升研究花費的最大價值。次級資料研究同時提供一個有效的比較研究工具。為了檢驗不同時代的取向，研究者可比較新資料與現存資料之差異，找尋正確的結果。次級資料分析也可能解答以下的問題：是否新的資料能夠代表母群體的特性，正如檢驗抽樣的代表性。我們可以藉由聯邦普查比較樣本的個人特質與母群體的特質是否有差異。這樣一來，我們就可能找出樣本代表母群體的程度。

　　次級資料的限制
　　1989年9月12日，波士頓世界日報頭條刊載：「大專校院委員會表示，許多少數民族在1989年大學入學性向測驗的分數都有上升」。在同一天，紐約時報報導：「少數民族學生之大學入學測驗分數大幅提升」。然而紐約的每日新聞報則聲稱「女性及少數民族學生在大學入學性向測驗分數上，都有大幅下降的趨勢」。華爾街雜誌其中的一篇文章對整個大學入學考試作了一般性的報導，聲稱：「整個大學入學測驗分數都呈現下降的趨勢」。但美國今日日報則不同意此種說法，「大學入學性向測驗自1980年代末期便不再上升」。而芝加哥論壇則認為「大學入學考試分數跌至五年內新低」。
　　從上述的資料，你可能會問：「究竟有多少種大學入學性向測驗分數？」這個例子明顯地說明，應用二手資料作報導及解釋事件時可能會發生一些歧見。資料的搜集通常是為了特定的目標，而一個特定的目標可能會造成非故意或無心的偏見。正如Reichman（1962）提及：
　　報章雜誌的報導對事情結果的解釋沒有幫助，通常記者們只選擇民眾較感興趣的部份作報導，並強調報導的事件。儘管也有比較詳盡的報導，但亦甚為罕見。這些情況對媒體報導而言並非缺失，因為報導的主要功能在於吸引民眾注意，並非完整地描述該事件（p.261）。同時，有些資料涵蓋的範圍甚廣，研究的目在於對獲得的資料作解釋，但可使用許多不同的觀點，甚至是互相衝突的結論。而相反的觀點，又可能被其他資料所支持。Reichman（1962）談到「某些報導誤解了資料的真實性，而且強調錯誤的結論，因此使該統計數據不受歡迎」。所以次級資料的可用性必須經過謹慎的評估。在第二章會詳細討論如何評估次級資料的可用性。事實上，次級資料的搜集原本就是為了特定的研究目的，但這樣可能會產生其他問題。如變項類別的定義、特定的測量方法，或研究處理的效應，這些問題都可能使次級資料失去適合應用於某些研究目的上的資格。很少次級資料適用於個人的觀察研究。這表示當資料被聚合成某種形式時，便不適合用在其它特別的研究目標。況且，次級資料的內容定義都是在過去的時間所完成。所以，這些資料往往會失去某些特定研究目的之時效性。這也是普查資料的主要問題，因為當普查資料搜集完成後，需要至少兩年才能公開使用。

　　次級資料的來源
　　雖然通常從圖書館可獲得大量有用的資訊，但次級資料亦可從不同來源及不同形式獲得。圖書館的優點是將既有的資料分門別類以方便使用。大學圖書館傾向保存學術性相關資料；公共圖書館則提供一般民眾所需的資訊及事務性的相關資料；而政府圖書館偏重於處理政府文件；至於私人商業性圖書則針對顧客所需提供不同的資訊。許多商業機構、企業組織及研究公司也有屬於自己的圖書館，當然某些機構的圖書館允許外界人士使用。圖書館中的導讀人員是使用不同資料的最佳嚮導。這些人員受過如何尋找資料的特別訓練，所以能對不同的研究目的提供不同的資料來源服務。許多機關組織設有資訊服務部門及負責人員，主要就是協助尋找可用的資訊來源。公用或商業圖書館藉著設立資訊熱線，協助解決顧客的特別需要。事實上，大部份的圖書館都能滿足使用者對不同資訊的需求，而且接受建議並改善服務品質。
　　大學與公用圖書館不只是搜集學術性文獻，而且還保存不少有關政府機構、企業組織、商業團體、專業組織，以及其它相關機構的資料。某些資訊比較一般性，如政府普查資料，而比較具有特性者，如商業期刊中的飲食世界（Beverage World）或新穎的雜貨商店（Progressive Grocer）。找尋次級資料首先要了解如何使用相關的指南及索引。這些索引能夠提供相關次級資料文獻的出處。表1.1展示一般較為常用的次級資料指南及目錄。而表1.2提供比較專門之學術性次級資料文獻指南。這些次級資料指南及目錄，是到圖書館尋找資訊重要的第一步。事實上，圖書館並非儲存次級資料的唯一地方。其它的次級資料來源還包括下列：
　　專家及權威：研究一個議題之前，應先了解誰是這方面的專家，或者誰曾經參與相關領域的研究。例如：一位研究者耗盡精力尋找有關獸醫醫療文獻仍無所獲，最後透過一位專家的協助，致電一所獸醫學校，便獲得他所需要的相關資料。該資料內容其實非常簡單（一隻貓一天需要多少食物），但是這個訊息對於開發新的寵物食品市場十分重要。
　　商業及專業協會、商業立法團體、行政人員，以及研究人員都是資訊的重要來源。許多有價值的資訊是結合不同尋找經驗所得。經由經驗分類得來的資料，往往是某些領域唯一的資訊來源。和專家通一次電話，有時候也可以獲得部份所需的資訊。而這些專家的意見也是資訊唯一的來源。在這種狀況下，顯然應該謹慎地評估專家的資訊，而且將其意見與事實作比較，當然這並非容易完成的任務，特別是探討充滿價值觀念的相關議題。一個有效的評估方式就是詢問該專家：為什麼你認為這些資料十分重要？
　　資料檔案與記錄：幾乎每一個團體組織都會建立資料庫，就如正常業務運作的一部份。如信件、備忘錄、買賣契約、訂貨單、服務訂單、顧客記錄、會計記錄等等，都可能是相當有價值的資料。這些資料通常都可以輕易取得，當然有時候並不容易。無論如何，在應用類似的資料時，都必須藉著不同的方式重新再處理及分析資料，這些是在運用組織團體資料檔案的必要行事。
　　商業資訊服務：許多大公司的主要服務是搜集並販售商業資訊。這些資料可能以摘要的形式呈現，也可能是原始數據。我們可以取得這些資料的書面報告，也可以透過電腦網路加以使用。這些內涵商業價值的資料，並不像藏於圖書館中的資料那般容易取得，至於有那些機構會提供類似的服務，將在本書稍後詳細介紹。雖然這些資料的取得都需付費，但通常並不昂貴。更重要的是，這些資料比個人所搜集的類似資料更具實用性。
　　 唯讀光碟片：為了達到使用資料的時效性，可在家中的個人電腦獲取資訊。唯讀光碟片技術藉著單一磁片──類似音樂CD片，提供個人電腦使用者大約680兆位元記憶空間（相當於300頁紙），以唯讀光碟片的形式處理資料非常快速且方便，而且使用者只需負擔年費或一次使用費，便可無限次地使用資料，這些技術將在稍後的章節再作深入的討論。事實上，現在許多不同的資料都可由唯讀光碟片獲得，包括上述提及的資料索引、資源，以及參考資料等。
　　許多研究人員都以惶恐的態度處理次級資料研究。當他們真正了解到次級資料的價值時，圖書館便成為主要獲得資料的地方。而某些專業領域的專家會感到困窘，因為他們常成為諮詢的對象。但是要再次強調，當研究者熟知如何取得次級資料時，圖書館便會成為他們重要的資料來源。同樣地，除了解如何操控電腦及連線軟體外，研究者可能需要學習專門的指令以獲取電子報告或資料。次級資料對社會科學家而言十分重要，可是次級資料對於應用研究者比基礎研究者更有價值。基礎研究的主要目的在於建立新的知識，以填補現存科學知識的不足及空隙。而次級資料提供研究的出發點，這是基礎研究所不能的。相反地，實務研究者通常應用既存的資料去尋找特定問題的答案。對於應用研究者而言，當現存的資料無法回答研究問題時，才需要執行原始資料的搜集。因此，在社會科學家的應用研究工作上，熟悉如何應用次級資料，是獲得成功研究的先決條件。（參見Hedrick,Bickman, and Roj, 1992，有更詳盡的討論）。

　　摘要
　　資訊是計劃及決策過程十分重要的參考依據。科學研究人員、商業決策者，以及社會政策的制訂者都需要熟悉如何取得及使用現存資料的技術。一個龐大的資料庫具有相當的價值。而指南、目錄及其它參考資源都可以應用於尋找適合的次級資訊。電腦的應用使次級資料的運用變得更為便利，特別是唯讀光碟片技術的發展。由於次級資料的應用為研究者提供時效及經濟的研究開端，所以很難找到恰當的理由拒絕使用之。事實上，應用次級資料可能是許多不同研究目的的共同要求。

　　出版刊物資源（Published Sources）：起步的方法（How to Get Started）
　　第一步驟 首先確認你想知道的知識範圍，並衡量目前對該特定主題的了解層次。其中可能包括相關事件的性質、研究者姓名、或與主題有關的機關單位、重要的論文，與目前能掌握的出版品，以及其他任何可能獲取資訊的途徑。
　　第二步驟 列出關鍵字及主要研究學者的姓名，如此便能獲得進入次級資料寶庫之鑰。除非你已經非常了解該研究主題的範圍，否則應盡量列出最多、範圍最普遍的關鍵字與學者姓名。
　　第三步驟 至此，你已準備好使用圖書館了！研究資料的搜尋，可從表1.1 與表1.2 所列的各種索引與導覽開始。如果你已知道特定的論文或作者，則可從「社會科學資料庫索引」（Social Science Citation Index），或「社會學資料庫索引」（Social Citation Index）起步，並且以相同的作者作為關鍵字找出相關的論文，或從該論文的參考書目中找到相關文獻。在此一階段，尚不必展開地毯式的搜尋，只要利用三到四個一般性的索引工具，密切注意相關領域前兩三年的作品即可。而某些導覽或索引，則可作為找出專業關鍵字的參考依據。此類索引，通常都具備專業的辭典功能，進行搜尋時，必須鍵入與辭典儲存相同的關鍵字才能找到所需的資訊。
　　第四步驟 進一步整理你所找到的文獻，是否與你的需求有關？也許你會因為找到的資料太過豐富，而被大量的資料淹沒；也許你所搜尋的根本不適用。因此你就有必要重新整理先前使用過的關鍵字與作者名字。