∣行事曆記錄什麼，反映了一個主管的「腦」∣
執行者的行事曆，是單打獨鬥的光榮紀錄
寫得密密麻麻，通常戰績愈好
主管的行事曆，則是領導團隊的「指揮塔」
必須一目瞭然，才能運籌帷幄

身為主管的你，是否遇過以下場面：
永遠有數不清的會議等著你；
好不容易滿足上司的要求，轉頭又得為部屬收拾殘局；
永遠都在回E-mail，可能還無法順利交辦給部屬……
原因在於──
當上主管之後，你的「時間運用模式」並沒有跟著升級！

◎一流主管的行事曆就要像個「指揮塔」
主管最重要的任務，已經不是凡事親力親為，而是「推動屬下的工作」以及「提高團隊成果」。所以，在每天有限的時間中，不僅要做好自己的工作，更要整合團隊，妥善交辦屬下各項事務。
因此，主管的行事曆手冊所記錄的要項，應該是根據這兩大目標，所發展出來的工作重點。如此一來，這行事曆就會像個戰略計劃的指揮中心，引領主管看見全貌，在腦中產生組織的運作想像，帶領部下分頭進行，做出成果。

◎為什麼「跨頁週間行事曆」能有效管理團隊？
作者田島弓子曾在微軟業務部擔任高階主管，帶領團隊做出佳績。他管理行程時，除了運用Outlook外，還大量使用行事曆手冊、筆記本等傳統工具，他發現藉由「手寫」，能在腦中盤整團隊進度，思考下一步的指示。

而他最推崇的就是「跨頁週間行事曆」。而且一定要找以下這種：
--以週為單位，跨頁設計
--左頁顯示週一至週日，右頁則空白
--最好是線圈裝，可攤開在桌上

善加利用這種格式的行事曆，可幫助主管建立「管理腦」。
這是怎麼做到的呢？

■「以週為單位」思考，最利主管運籌帷幄
主管必須走在部下之前，不只看當下，更要放眼未來。因此，以一週為單位的行事曆，才能幫助主管俯瞰全貌，從本週思考下週、甚至更長遠的計畫。還能回推時間，提醒部下此刻該做什麼。而且，主管會面臨許多突發狀況，行事曆以一週來考量工作內容，方便主管調配進度，就不會因為當天無法完成某件事，無端產生挫敗感。
■左右頁互相連動：右頁列出目標，化約成工作要項填入左頁的每一天
行事曆右頁記錄的，是從正在進行的計畫中，切出本週要執行的業務內容。根據這些內容，靈活規劃每日的待辦清單，然後才填入左頁。左、右兩頁各有不同的效用，又能一次收入眼簾，同時確認進度，順利推動團隊前進。
■部下的預定工作，也要寫進行事曆
行事曆中應該寫入要交給部下的工作事項，妥善分配才能順利推進業務，藉此管理團隊進度。這樣一來，有利主管促使部下行動，當部下遇到困難時，也能馬上掌握狀況，一邊給予協助，不會因為突發狀況太多，而拖累整個團隊。
■主管的待辦事項，應該多半是「交辦事項」
升上主管後，便肩負培育部下的責任，因此，必須懂得如何交派工作。主管的行事曆中，占比最高的應該是「交辦事項」，列出要部下去執行的事項，能夠正確做出指示，並知道何時該確認進度，主管的管理能力也會一步步向上提升。
■主管也要自己預約自己的時間
主管必須和高層商討，還要不停接受來自部下的詢問，每天都有開不完的各類會議，以至於經常無法集中注意力，專心做好一件事。這時，主管更需要為自己預約「一人的祕密會議」，讓自己擁有一小時左右的獨處時間，思考商業策略等具前瞻性的想法，才能讓工作靈活運轉。

◎善用辦公文具輔助多層次的管理
書中收錄更多的辦公文具活用術，幫助所有主管，逐步打造優秀「管理腦」，順利帶領團隊，包括：
■用「A4紙」製作多工管理的行事曆
→一般制式月曆無法跨月管理，這時就用A4影印紙製作橫跨五週的行事曆，尤其適合需要管理多項業務、看出三十至四十天內的進度時。
■利用「便利貼」為行事曆加料
→便利貼能隨寫隨貼，方便寫上各種補充資訊，貼在行事曆或筆記上，輔助管理需要特別注意的事項。
■「白板」是沙盤推演的最佳工具
→白板面積足夠大，最適合把腦中想法全部列在上頭，藉此綜觀全盤，找出正確策略。
■用「筆記」贏得人心的小訣竅
→談話時一邊寫筆記，部下就會覺得自己的主管正認真傾聽，發揮「帶心」的管理法則。

◎本書特色
1. 本書藉由改變辦公用具的使用方式，幫助讀者習得主管的工作方式及思考模式。讓主管得以面對龐大的業務及突發狀況，順利將團隊的工作成效提升到最大。
2. 書中附上獨創的「跨頁行事曆」、「年間活動筆記」、「五週的行事曆表格」範本，有助於主管掌控全局，以有彈性的方式進行工作，避免因為擔心進度而引發焦慮。