聽起來都對,但成本高昂的一句話:管理者做決定時,最常掉入的三大陷阱,該怎麼避免?部屬用似是而非的話想說服你,你如何洞悉? | 拾書所

聽起來都對,但成本高昂的一句話:管理者做決定時,最常掉入的三大陷阱,該怎麼避免?部屬用似是而非的話想說服你,你如何洞悉?

$ 324 元 原價 360
◎「這個案子我們已經投資三年……怎麼可以現在喊停?」
◎「這家公司很優秀,它已經八年沒對我們漲價了。」
◎「不用知道細節啦,大家都合作這麼多年了,我們彼此信任。」
◎「他的能力無可取代,沒有他,我們絕對做不到。」
◎「這類事我們一向這麼處理。」

這些話聽起來都對,身為主管的你也經常這樣說嗎?或是部屬經常這樣回應你?
但這些看似有力的論證、決定,多半會讓你或是公司,
付出想像不到的時間、金錢、機會和代價。
(有些損失在損益表上看不見,反而更嚴重!)

作者傑克‧夸爾斯畢業於耶魯大學及西北大學商學院,也是亞馬遜排行榜冠軍作者,
他在擔任採購協理時,聽到同事說了一句:
「這家公司很優秀,他們已經8年沒對我們漲價了。」(聽起來很棒吧) ,
覺得怪怪的,追查之下發現這是一句讓公司付出慘重成本的話:
公司每年多花50萬美元。付了8年。
接下來的工作經驗,更讓他體會到,組織當中,最常遇到三大決策陷阱:
你以為沒有其他選擇了、有人告訴你這次不一樣、讓你覺得可動用的資源很稀少,
因而做出錯誤決定。本書告訴你如何識破這種說詞,或是讓自己避免這種誤解。

◎他們說這話是為了要讓你覺得無計可施:

‧「這案子已投資三年,現在要改,為時已晚」、「終止合作,保證金就會被沒收」:

主管每天都會面臨的難題,就是做決定,甚至是改變決定。
如果遇到轉換成本、沉沒成本、偏認錯誤,改變決定的影響更難以評估。
如何不被沉沒成本綁架、正確評估轉換成本?

‧「我很忙,沒辦法處理」、「等度過眼前這一關再來考慮吧」、「馬上趕出來給我」:
忙,其實是偷懶的最好說詞,太忙,可能害你付出更高成本──
壓力成本、後悔成本,還有忙到無法下決定的重蹈覆轍成本──所以,
你應該授權、工作流程化,揪出工作裡頭的假性急迫,練習做讓你不忙的事。

◎組織成員常說的「特殊」謬論:

‧「你說的沒錯,但我們情況特殊」、「我們嘗試過了,不管用」:
拒絕外部顧問的建議,因為「他們根本不了解我們的產業」……。
拒絕採用新軟體,因為「這對我們不合用」。
當然,獨特絕對有好處,但請注意,獨特的你得付出孤立成本、複雜成本。
你知道該怎麼點醒這些自認「我有自己做事方法」的人嗎?

‧「長久以來我們都是這麼做的」、「某公司就是這樣做的呀」:
習慣和慣性是好事,但也會壞事,因為,不知道為何這麼做的部屬表現不會好。
要避免這種決策陷阱,你要常問兩個問題,還得連問六次為什麼:
「為什麼做這件事?」、「為何這樣做這件事?」總之「跟我談目的,別談先例」。

◎擔心資源稀缺,因而妄下決策:

‧「委外?我們可以自己來」、「我以前的公司做過,我想我可以搞定」:
自己動手做比較省?其實有很多陷阱,請先考慮其中的隱性成本:
事情做對的成本、事情做錯的成本、延遲的成本、風險成本。
怎麼評估應自製還是委外?看看美國無線電公司和奇異電器的故事。

‧「別得罪顧客,顧客永遠是對的」這句話錯得多嚴重你理解嗎?

還有哪些說法,表面上看起來都對,
但你或公司卻因此付出高昂成本?甚至在損益表上也看不出來的代價?
本書將一一破解。

推薦人
先行智庫╱為你而讀執行長 蘇書平
Dcard創辦人 簡勤佑

目錄
推薦序一 從打破原本的思考方式開始改變╱蘇書平
推薦序二 太過強勢或固執己見,會錯過好建議╱簡勤佑
前言 這些話聽起來都對,但成本高昂

第一部 他們說這話是為了要讓你覺得無計可施

第一章 「現在要改,為時已晚」
如何回應
練習:不被沉沒成本綁架,正確評估轉換成本

第二章 「我很忙,沒辦法處理」
如何迎擊這種說詞
練習:不說「我還在忙著做○○」,做讓你不忙的事

第三章 「馬上趕出來給我」
怎麼回應
練習:揪出假性急迫

第二部 組織成員常說的「特殊」謬論

第四章 「你說的行不通,我們情況不一樣」
怎麼點醒「我有自己做事方法」的人
練習:評估我們自己是不是真的「特殊」

第五章 「我信任他們一定能辦到」
喚醒「我相信他們……」的純真念頭
練習微觀管理,沒有不尊重誰

第六章 「長久以來我們都是這樣做」
如何糾正
練習:跟我談目的,別跟我講先例

第三部 擔心資源稀缺,因而妄下決定

第七章 「我們不能沒有他」
如何回應
練習制定達成目標的其他方法,與人選

第八章 「顧客永遠是對的」
如何糾正這種迷思
練習:找到「對的」顧客

第九章 「我們自己動手做」
一句話擊敗這種說法
   
結語 切勿痛斥成本高昂的話,先肯定說這話的人
謝詞

前言
前言 這些話聽起來都對,但成本高昂

說到陷阱或圈套,都是故事裡很引人入勝的情節:英雄被起初看似平常的情境吸引,後來卻深陷危機。他們本來計畫周全,結果卻發現資訊來源錯誤或遭到欺騙。可悲的是,這種經歷並不只是在小說中出現。現實生活中,沿著看似希望無窮的路徑前進,到終點卻發現是一齣悲劇的狀況經常可見。原本有力的論證、英明的決策,最後卻讓我們付出時間、金錢、機會以及許多代價。
雖然我們大部分的人不致於要面對電影和小說中的大魔王,卻都必須面對一名更狡猾、更神祕、也更危險的敵人。就如美國最長壽卡通《辛普森家庭》裡,角色霸子形容他的妹妹麗莎像神祕巧克力豆,外表甜甜的,內餡卻是劇毒。聽起來是金玉良言,事實上卻是代價極為高昂的一句話。
過去20年來,我帶領團隊制定了數百項資金及時間投資決策:要買什麼、要聘用誰或如何分配資源等。我的角色通常是採購(Sourcing)或預算控管者,但也經常以業務主管、執行長、顧問及董事的身分主導整個決策。這些團隊從營收數十億美元的企業,到創業公司,甚至國際非營利組織。

團隊決策模式的隱憂──總是有人說「聽起來都對」的話

通常大部分的團隊都尋求相同的目標:為投入的資源牟取最高價值。決策過程開始的模式都很類似,都會陳述目標、收集訊息和分析成本效益相關的數據。然而持續發展下去,團隊卻多多少少會偏離應有的流程:決策者並未持續嚴謹分析,反而被某種想法吸引,彷彿被重力拉走一般。這些想法不一定相同,卻每每造成相似的後果――使其他考量相形見絀、褪色、消失。
我們可以用一個簡短的句子來定義這個概念,而這種「聽起來都對」的概念也常常反映出部分內部人員的想法:

「他們是業界頂尖。」
「現在改變方向、嘗試新路線已經太晚。」
「我們和其他公司不一樣──那種想法在這裡行不通。」

有的時候這種「聽起來都對」的話,會以常見的諺語出現:

「一分錢一分貨。」
「臨陣換將非上策。」
「客戶永遠是對的。」

老祖宗的這些智慧乍聽是不錯,很難加以反駁,於是大家不需要再繼續討論,就這樣做了決定。點點頭、握握手,對於這種決策感到滿意,最後散會。
我們剛剛是不是被笑裡藏刀的奸人欺騙了呢?

第一句成本高昂的話:他們已經8年沒對我們漲價了
當我擔任一家全美金融服務公司的採購協理時,第一次認識了代價高昂的話語。我的團隊注意到公司每年支付將近100萬美元給某家合作廠商。而我卻對該合作廠商的名字及他們的業務內容毫無印象,所以問了負責該筆支出的人資協理。
「這是我們請的背景調查公司,」她說,「他們很優秀,不需要省這筆錢。」
「為什麼?」我問。
「因為他們已經8年沒漲價了。」
好。
聽起來是不錯,但當時我不太懂什麼是背景調查,於是我和人資副總裁會面時,又問起了這家合作廠商。
「對啊,我們很喜歡他們,而且你知道嗎?」
(「知道什麼?」我在心裡自問。)
「他們8年沒對我們漲價了!」
嗯……
再次聽到一樣的話激起了我的好奇心。我還是不太了解背景調查,以及實際上應該花多少錢。在與副總裁談話之後,我們同意尋找新的合作廠商;也就是說,我們決定去調查市場,與其他提供類似服務的公司商談,並確認我們的錢是否花得值得。
因此我打電話給該合作廠商的客戶經理,介紹了自己,並讓他知道我們正在研究其他類似服務的廠商。
「我不知道為什麼你會想和其他廠商談談。」他說,聽起來不高興。(當然,業務員接到採購部的來電通常都不會開心的。)
「我們兩家公司關係一向和睦,還有一件事你知道嗎?」
(我等著……)
「我們8年沒對你們漲價了!」
雖然我很想說當時的我感覺可以省下一筆大錢,事實卻是那時的我還在培養這種直覺。儘管這些話從我腦海閃過,我卻沒有加以深思。
接著我們討論公司需求:了解市場、找出其他潛在合作廠商、並提出正式需求建議書(Request for Proposal,簡稱RFP)。我們了解的越多,就越不禁思考這8年的價格真如聽起來的那麼優惠嗎?
並沒有。
最後,我們發現了一個更棒的解決方案,比之前價格的一半還低。我們不用每年付100萬美元,只要50萬美元就好。

◎發現這種話,是勝利還是悲劇?
上述案例是採購人員的最愛。我們身騎白馬,為客戶找到更好的產品,接著省下六或七位數字的費用。(該有人頒個獎牌給我吧!)
但如果你花點時間回想這則案例,就該負面思考一下:這表示我們公司之前幾年,已經多付了數百萬美元給一家(如果不算欺騙,至少讓我們感到滿意的)廠商合作,以致於在品質和價格方面落後其他競爭者。這到底發生了什麼事?原因就在於大家都抱持的信念竟然讓大家錯很大:沒漲價不代表是好價錢。「他們8年來都沒漲價」竟然是一句代價非常高昂的話。

◎套用俗諺、古語,往往是思考的陷阱!
這場遊戲太不公平了。針對人生及事業的大量俗諺、古語,其實是一成不變的建議,就這麼流傳了下來。這些話常被大家引用,被廣泛認同,有時也說得很對。然而,在錯誤的情境下,它們卻可能帶有劇毒。

「半真半假的謊言最為惡劣。」
――英國詩人阿佛烈‧丁尼生

以一句格言就懷疑他人可能不算什麼好事。「一以貫之者,皆為虛言」這句警語也是一樣。重點是簡單的建議並非這麼簡單,實際上還可能相當危險。有時非常貼切的話,在其他時機可能會欺騙並誤導人。所以我們的第一項挑戰就是分辨這些話是敵還是友。

成本高昂的話,都有以下特點

我們可以透過影響程度來找出這些話語。這些話語會箝制住資訊,讓對話結束,製造急迫感及孤立感,甚至偷走選擇性,讓你的選項變少。
儘管成本高昂的話語會在各種情況下透過各式型態出現,但抽絲剝繭之後,它們的訊息可以被簡化為以下三個字眼:

‧無計可施。
‧獨特。
‧稀有。

也就是說,成本高昂的話會以各種變化對我們說:我們已無計可施、有人非常獨特,或者有些事物很稀有。本書就是要探討無計可施、獨特或稀有的涵義及必須付出的成本,也將研究有助於改善這些問題的常見話語。
雖然我們了解採信這些話語是因為思慮不周,但也不能因為這些症狀(話語)無法簡單的揭露病因就撒手不管,它們對病情還是會有影響的。言語的威力是非常強大的,重複述說並相信這些成本高昂的話語,反而會讓病情每下愈況。
幸運的是,無計可施、獨特、稀有等思維,也具備了另一項特質。只要對症下藥,就能治癒這個罕見疾病。當我們揭發並修正,就切中了疾病的要害。
語言反映出我們的信念。修正語言就能改變信念也千真萬確。
這是我們的大好良機――也是這本書的宗旨。我們可以揚棄稀有迷思、拒絕特殊迷思,並且逃出困境迷思。這些迷思全是讓成本高昂的話語得以成形的凶手。我們可以張大耳朵,好聽出這些精心掩飾的謊言,並善用工具讓這些謊言曝光並加以修正。
在了解基本原則後,你會發現有很多機會磨練這項技能。這些當然都是在我了解第一句話之後的發現。
我對老闆提及成本高昂的話語時,他笑了笑。「我好像也聽過幾句。」他表示。
他是對的。事實上,在歸類出「成本高昂的話」後,發現在我們執行的每個案子中幾乎都有它們的蹤影。

這些話天天在說,你聽過幾個?

「銷售人員對我說,這個價位,他們只剩這最後一個了。」(稀有)
「他們絕對是我們想聘用的公司。他們最頂尖。」(特殊)
「我們下週就必須實施。」(困境)

這些話就像皮疹一樣布滿整個公司。
我開始以嶄新的觀點看待工作。在所有案子中,我所面臨最嚴峻的挑戰,可能就是發掘成本高昂的話,然後連根拔除。如果我們不處理隱藏在這些話語背後的信念,它們就會破壞所有分析,然後主導我們的決策。
這份領悟顛覆了我的工作世界。我曾經自以為是相當傑出優秀的年輕分析師,報表極為出色,成本控管無可挑剔,簡報邏輯無懈可擊,視覺表現也令人讚賞。然而只要幾句可能被誤用及誤導人的「智慧」語句,這些工具都能被拋諸腦後。彷彿超人身旁有氪星石,我的力量在這些話語面前消失無蹤。
於是我決定學習對抗昂貴的話。一開始在我效力的大型公司極為成功。後來轉而鎖定為小公司提供諮詢。那時我更能清楚看到,我們多麼需要揭露並擊敗那些昂貴的話。
我的客戶中有一家大約40人的建設公司。在審查該公司的費用時,我注意到保險費超乎預期。我詢問執行長,他說:「我覺得沒問題。我們和保險業務員是好朋友,他和我們合作20年了,很值得信任。」
然後他突然住了嘴:「等等。我剛剛是不是說了一句成本高昂的話?」
我回他我不確定,我們決定找出真相。於是開始檢視保險市場,並與許多保險仲介及保險公司進行磋商。結果發現,和具競爭力的價格相比,公司多付出了40%的保險費。我們做了些改變,開始省下了一些錢。
當然,任何能真正省錢的案子對公司都是好事。但這家建設公司的問題沒這麼簡單。該地區仍深陷市場不景氣,嚴重打擊該公司。公司去年不得不解雇幾名員工以減少薪資費用,顯然每一分錢都要花在刀口上。事實上,我們省下的40%保險費足以支付兩名全職員工的薪資。
這位值得信賴的保險業務員並非惡意,但也許他疏忽了。不管怎麼說,這句話保住了兩個人的飯碗。
成本高昂的話是否也會影響你所關心的人和組織?
我相信這個決策陷阱正默默摧毀許多企業、非營利組織、學校、家庭、教會、團隊、政府和個人。只要制定的決策涉及到人,成本高昂的話語就是威脅。
如果你想訂定出更好的決策,這本書很實用。由於許多決策的背景不外乎管理資金、時間和其他資源,針對這些領域,我會把引導我們思考的關鍵因素攤在陽光下探討:

‧總成本。
‧時間成本(及價值)。
‧機會成本(及價值)。
‧風險成本。

雖然這些成本幾乎是我們所有決策的基礎,卻總是被眾人

Brand Slider