秘書助理實務
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內容簡介
秘書助理工作是企業主管及部門不可或缺的角色，舉凡文書行政、檔案管理、會議籌備安排、訪客接待、電話與溝通技巧、行程及公務旅行安排、公共關係、電腦操作、人際溝通等工作都是其工作範圍。雖然由於電腦的功能減少了人力作業的時間，增加了通訊的便利，提升了秘書助理的工作效率，使得許多秘書的功能有所調整，職稱也從秘書變成了行政助理。但是辦公室行政工作總是要有適當的人員負責，本書設計了秘書與助理完整教學課程，同時也提供從事秘書助理及相關工作者一本值得參考的工具書籍。
目錄
序 i
第一章 秘書的歷史與類型 1
第一節 歐美秘書之歷史 2
第二節 中國秘書之歷史 3
第三節 秘書之定義 5
第四節 秘書之類型 6
第五節 社會形態之影響 9
第六節 秘書教育與訓練 11
第二章 秘書工作的意義 27
第一節 秘書的功能 28
第二節 秘書的業務範圍 30
第三節 秘書工作的內容 33
第四節 優秀秘書的條件 38
第五節 秘書工作未來之展望 43
第六節 女性主管地位的提升 47
第七節 秘書生涯規畫與轉職方向 48
第八節 虛擬助理形成 56
第九節 e 世紀秘書 58
第三章 文書行政工作 65
第一節 信件處理 66
第二節 公文處理 69
第三節 公文、公告、通知、通報的製作 75
第四節 新聞發布 83
第五節 報告書寫 85
第六節 剪報整理 86
第七節 英文函件處理 87
第八節 信封寫法、信函摺法 91
第九節 傳真機及電子郵件的使用 96
第十節 參考資料 99
第四章 檔案及資料管理 105
第一節 檔案管理之意義 106
第二節 檔案之種類 106
第三節 檔案管理的制度 107
第四節 檔案管理的重要與功用 109
第五節 檔案處理的步驟 113
第六節 檔案管理的原則 117
第七節 西文檔案管理 132
第八節 電腦與文書管理 143
第九節 文檔保存年限 143
第十節 企業資料存檔的範圍 144
第十一節 檔案管理的態度 145
第十二節 秘書與檔案管理 146
第五章 會議籌備安排與管理 149
第一節 會議的意義和目的 150
第二節 會議性質 152
第三節 會議地點 155
第四節 會議通知 157
第五節 會議通知、議程、提案單的製作 158
第六節 會議的準備事項 166
第七節 會議後的工作 176
第八節 會議時秘書的工作 177
第九節 會議記錄工作 179
第十節 會議管理注意事項 188
第六章 訪客安排、接待與禮儀 193
第一節 主管約會之安排 194
第二節 訪客之類型與接待 197
第三節 訪客接待的禮儀 203
第四節 介紹的禮儀 209
第七章 秘書的禮儀修養 213
第一節 辦公室禮儀 214
第二節 生活禮儀修養 217
第三節 公共場所的禮儀 228
第四節 秘書行政工作有關禮儀事項 232
第八章 電話的使用與禮節 249
第一節 電話禮節的重要 250
第二節 接聽電話的禮節與注意事項 250
第三節 打電話時的禮節與注意事項 253
第四節 電話留言條的使用 255
第五節 主管電話之處理 258
第六節 秘書可以處理的電話 259
第七節 困擾電話的處理 260
第八節 行動電話的禮節 261
第九節 中文電話良言美語 262
第十節 英文常用電話用語 263
第九章 主管公務旅行安排與管理 273
第一節 了解主管之意向 274
第二節 旅行時準備攜帶之參考資料 278
第三節 預訂機票及預約旅館 278
第四節 旅行應備物品 280
第五節 國外公務旅行 282
第六節 編排行程表 284
第七節 旅費申請 285
第八節 旅行返回後處理事項 285
第十章 辦公室行政管理 287
第一節 辦公室行政管理意義 288
第二節 辦公室管理功能 288
第三節 秘書與辦公室管理 291
第四節 辦公處所的管理 293
第五節 辦公用具之訂購與請領 297
第六節 時間的管理 298
第十一章 秘書的人際關係與說話技巧 305
第一節 人際關係的重要 306
第二節 秘書與溝通 306
第三節 秘書的人際關係 307
第四節 說話的技巧 311
第五節 秘書工作說話的要求 312
第六節 演講技巧 315
第十二章 公共關係 317
第一節 公共關係概說 318
第二節 公共關係之定義 319
第三節 公共關係部門的工作 320
第四節 企業界的公共關係 323
第五節 記者訪問、記者招待會、酒會 330
第六節 企業發言人 333
第七節 危機管理 335
第八節 秘書與公共關係 338
第十三章 簡報製作與簡報技巧 341
第一節 簡報的意義 342
第二節 簡報溝通的過程 342
第三節 簡報製作的步驟 343
第四節 媒體輔助電子簡報 344
第五節 簡報的結構 345
第六節 簡報場地實務 346
第七節 臨場表現 347
第八節 簡報軟體的使用 350
第九節 經驗之談 350
第十節 參考資料 352
第十四章 謀職準備與面試禮儀 355
第一節 確定工作目標 356
第二節 探討工作市場之需要 358
第三節 申請工作準備事項 362
第四節 面談準備 371
第五節 工作與升遷 372
第六節 求職面試禮儀 376
第七節 面試參考問題 380
參考書目 383
第一章 秘書的歷史與類型 1
第一節 歐美秘書之歷史 2
第二節 中國秘書之歷史 3
第三節 秘書之定義 5
第四節 秘書之類型 6
第五節 社會形態之影響 9
第六節 秘書教育與訓練 11
第二章 秘書工作的意義 27
第一節 秘書的功能 28
第二節 秘書的業務範圍 30
第三節 秘書工作的內容 33
第四節 優秀秘書的條件 38
第五節 秘書工作未來之展望 43
第六節 女性主管地位的提升 47
第七節 秘書生涯規畫與轉職方向 48
第八節 虛擬助理形成 56
第九節 e 世紀秘書 58
第三章 文書行政工作 65
第一節 信件處理 66
第二節 公文處理 69
第三節 公文、公告、通知、通報的製作 75
第四節 新聞發布 83
第五節 報告書寫 85
第六節 剪報整理 86
第七節 英文函件處理 87
第八節 信封寫法、信函摺法 91
第九節 傳真機及電子郵件的使用 96
第十節 參考資料 99
第四章 檔案及資料管理 105
第一節 檔案管理之意義 106
第二節 檔案之種類 106
第三節 檔案管理的制度 107
第四節 檔案管理的重要與功用 109
第五節 檔案處理的步驟 113
第六節 檔案管理的原則 117
第七節 西文檔案管理 132
第八節 電腦與文書管理 143
第九節 文檔保存年限 143
第十節 企業資料存檔的範圍 144
第十一節 檔案管理的態度 145
第十二節 秘書與檔案管理 146
第五章 會議籌備安排與管理 149
第一節 會議的意義和目的 150
第二節 會議性質 152
第三節 會議地點 155
第四節 會議通知 157
第五節 會議通知、議程、提案單的製作 158
第六節 會議的準備事項 166
第七節 會議後的工作 176
第八節 會議時秘書的工作 177
第九節 會議記錄工作 179
第十節 會議管理注意事項 188
第六章 訪客安排、接待與禮儀 193
第一節 主管約會之安排 194
第二節 訪客之類型與接待 197
第三節 訪客接待的禮儀 203
第四節 介紹的禮儀 209
第七章 秘書的禮儀修養 213
第一節 辦公室禮儀 214
第二節 生活禮儀修養 217
第三節 公共場所的禮儀 228
第四節 秘書行政工作有關禮儀事項 232
第八章 電話的使用與禮節 249
第一節 電話禮節的重要 250
第二節 接聽電話的禮節與注意事項 250
第三節 打電話時的禮節與注意事項 253
第四節 電話留言條的使用 255
第五節 主管電話之處理 258
第六節 秘書可以處理的電話 259
第七節 困擾電話的處理 260
第八節 行動電話的禮節 261
第九節 中文電話良言美語 262
第十節 英文常用電話用語 263
第九章 主管公務旅行安排與管理 273
第一節 了解主管之意向 274
第二節 旅行時準備攜帶之參考資料 278
第三節 預訂機票及預約旅館 278
第四節 旅行應備物品 280
第五節 國外公務旅行 282
第六節 編排行程表 284
第七節 旅費申請 285
第八節 旅行返回後處理事項 285
第十章 辦公室行政管理 287
第一節 辦公室行政管理意義 288
第二節 辦公室管理功能 288
第三節 秘書與辦公室管理 291
第四節 辦公處所的管理 293
第五節 辦公用具之訂購與請領 297
第六節 時間的管理 298
第十一章 秘書的人際關係與說話技巧 305
第一節 人際關係的重要 306
第二節 秘書與溝通 306
第三節 秘書的人際關係 307
第四節 說話的技巧 311
第五節 秘書工作說話的要求 312
第六節 演講技巧 315
第十二章 公共關係 317
第一節 公共關係概說 318
第二節 公共關係之定義 319
第三節 公共關係部門的工作 320
第四節 企業界的公共關係 323
第五節 記者訪問、記者招待會、酒會 330
第六節 企業發言人 333
第七節 危機管理 335
第八節 秘書與公共關係 338
第十三章 簡報製作與簡報技巧 341
第一節 簡報的意義 342
第二節 簡報溝通的過程 342
第三節 簡報製作的步驟 343
第四節 媒體輔助電子簡報 344
第五節 簡報的結構 345
第六節 簡報場地實務 346
第七節 臨場表現 347
第八節 簡報軟體的使用 350
第九節 經驗之談 350
第十節 參考資料 352
第十四章 謀職準備與面試禮儀 355
第一節 確定工作目標 356
第二節 探討工作市場之需要 358
第三節 申請工作準備事項 362
第四節 面談準備 371
第五節 工作與升遷 372
第六節 求職面試禮儀 376
第七節 面試參考問題 380
參考書目 383
序／導讀
序
《秘書助理實務》這本教材出版已經有好幾年了，承蒙各大專院校師生及各行業秘書助理的採用，致上最深的謝意。
隨著時代的變遷、企業的轉型、特別是電腦軟體不斷開發及應用的普及，秘書及助理的工作也隨著調整，工作的範圍也擴大到一般行政業務，但是仍然是主管及部門不可或缺的人力。
本書出版是以工具書的方向為主要寫作目的，因此章節及內容盡量要求完善，基本的秘書助理工作項目及技能，雖然不會因時代變遷而有所不同，但是仍有少部分因時間空間改變而有所調整，例如電子郵件取代一般書信、文字以橫式自左向右書寫、文書處理以電子e化作業等，所以修訂增加部分內容，以期符合時代的需求。
配合本書秘書及助理實際工作內容，再版將原書名《秘書實務》修訂為《秘書助理實務》。
知識浩瀚如海，學習永無止境，個人難免有疏漏欠學之處，尚祈各位先進學者專家不吝指教。
徐筑琴謹識
民國一百年九月
《秘書助理實務》這本教材出版已經有好幾年了，承蒙各大專院校師生及各行業秘書助理的採用，致上最深的謝意。
隨著時代的變遷、企業的轉型、特別是電腦軟體不斷開發及應用的普及，秘書及助理的工作也隨著調整，工作的範圍也擴大到一般行政業務，但是仍然是主管及部門不可或缺的人力。
本書出版是以工具書的方向為主要寫作目的，因此章節及內容盡量要求完善，基本的秘書助理工作項目及技能，雖然不會因時代變遷而有所不同，但是仍有少部分因時間空間改變而有所調整，例如電子郵件取代一般書信、文字以橫式自左向右書寫、文書處理以電子e化作業等，所以修訂增加部分內容，以期符合時代的需求。
配合本書秘書及助理實際工作內容，再版將原書名《秘書實務》修訂為《秘書助理實務》。
知識浩瀚如海，學習永無止境，個人難免有疏漏欠學之處，尚祈各位先進學者專家不吝指教。
徐筑琴謹識
民國一百年九月
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